Menyusun dokumen adalah prosedur biasa dalam persekitaran perkeranian dan pejabat. Walaupun kenyataannya sederhana, ada peraturan khusus yang menentukan peraturan untuk menjahit dokumen dan pelaksanaannya. Dan peraturan ini harus diketahui agar dokumen yang dikirimkan ke tender atau ke arkib tidak dikembalikan untuk diproses dan diubah lebih lanjut.
Arahan
Langkah 1
Untuk memastikan keselamatan dokumen setelah berkelip, dan juga memastikannya disimpan dalam urutan yang betul, semua helaian kecuali inventori mesti diberi nombor. Dokumen difailkan mengikut urutan kronologi atau abjad. Sampul surat dengan kepingan bersarang diberi nombor sebelum helaian bersarang. Lembaran kosong dikeluarkan dari kotak dan dihancurkan tanpa nombor.
Langkah 2
Nomborkan helaian casing dengan pensil sederhana dari atas ke bawah, tinggalkan nombor di sudut kanan atas setiap helaian, tanpa mempengaruhi teks. Nomborkan gambar dan grafik di bahagian belakang di sudut kiri atas.
Langkah 3
Sekiranya dokumen tersebut mengandungi peta yang terpaku dari beberapa helaian, tandakan sebagai satu helaian, yang menunjukkan bilangan helaian yang terpaku. Pada akhir penomboran, tulis surat perakuan pada helaian yang berasingan. Nyatakan di dalamnya bilangan helaian dan ciri dokumen individu, serta keadaan fizikalnya.
Langkah 4
Sebagai tambahan, persediaan mesti dibuat untuk set dokumen yang difailkan. Jangan nombor helaian inventori. Dalam inventori, tulis nama dokumen, masukkan tarikh inventori, anotasi yang menentukan tujuan kumpulan dokumen, dan juga senaraikan semua dokumen, dengan mengambil kira jumlah helaian. Pada akhir inventori, masukkan nama, nama keluarga dan patronimik pemula.
Langkah 5
Ukuran penutup setiap casing hendaklah 229x324 mm. Pada helaian pertama dan terakhir casing, tempelkan jalur kadbod nipis sebelum menjahit. Kabel dilalui melalui jalur ini. Gunakan gam silikat untuk menyelesaikan kes itu.
Langkah 6
Di pinggir kiri margin, tanpa menyentuh bidang teks, buat tiga lubang dengan awl atau pukulan lubang secara simetri di sepanjang ketinggian lembaran, pada jarak 3 cm antara satu sama lain. Untuk menjahit, gunakan benang jahit atau benang bank dan jarum jahit.
Langkah 7
Jahit dokumen dua kali untuk memastikan kit kuat. Tarik hujung benang dari lubang tengah di bahagian belakang helaian terakhir dan ikatkan pada simpul. Letakkan pelekat pada casing dengan tulisan yang meyakinkan, tutupnya dan tutup pemasangan.
Langkah 8
Biarkan hujung benang bebas. Label pensijilan mesti mempunyai tandatangan yang jelas dan boleh dibaca oleh pengurus dan meterai organisasi.
